openfest/2024/instruktazh.md

# Генерален инструктаж за OpenFest 2024

## базови

* зала Джон Атанасов
* екипи от доброволци:
	* генерално отговорни - Точо, Щеряна, Витков
	* логистика - носене - Иван Златев
	* мрежа - Витков, Наско
	* аудио-видео - digger
	* рецепция - МАрия, Клементина
    * openart (openart рецепция и нещата свързани с openart) - Мая, Вас
	* ток - digger
	* хералди - Нед (Неделчо Николов)
	* спонсори - Щеряна
	* медия - Илиян, Лана, Делян
    * грижа за доброволците - Heth

* 78 човека доброволци (представяне)
    * кажете дали и как искате да сте в credits (към heth)

* тениски
    * получават се от рецепция по списък
    * зеленикавите (Bottle Green) в събота
	* червеникавите (Deep Berry) в неделя
    * за хората, които ще идват в петък, носете си OpenFest Team тениски от минали години ако имате
* гривни
	* дават достъп до афтърпартито
    * броим посетителите по тях
* насочване на хората
    * тоалетни, зали, openart зала, кафе, храна, дарения
* спонсори
    * ще имат badge-ове
* лектори
    * ще имат badge-ове, не всички говорят български
* рецепция, общи приказки за нерви, отношения, очаквани хора
    * имаме по една рецепция в двете сгради
* медийния екип
* и хералдите
* афтърпарти
    * в Бункера в подлеза на НДК
    * каним посетителите
* храна за екипа
	* банички и някакви плодове за закуска
	* обяд на място
    * ако някой не се вреди ще измислим нещо - обърнете се към ръководителите по екипи
* вода и напитки за екипа
    * ще има диспенсъри - носете си бутилки (за предпочитане 0.5l)
        * молим периодично да се изхвърлят тавичките, където водата се отича (някой от екипа ще покаже)
    * ще може да се направи чай и кафе (от 9 сутринта в събота/неделя) - носете си канчета
        * за екипа, лектори и спонсори ще има безплатни бройки кафе (стикери на рецепция) и 50% намаление
        * чаят от пакетчета, до диспенсърите и в team room-a, ще е безплатен
* боклук
    * имаме кофи за разделно - използвайте ги; ако видите боклук - почистете

## комуникация

* matrix chat.openfest.org
    * използвайте thread-ове, но имайте впредвид че не всички клиенти го поддържат
* nextcloud nc.openfest.org
	* github/openfest/openfest - схеми, инструктаж
* радио-станции по време на setup-а и частично
* телефони
    * ще има на всички важни места (рецепция, зали, team room)
    * noc-a го играе разпределител и има възможност да намира хора
        * външен телефон на noc-а +35924916074
* `#announcements` в matrix-a
    * `#emergency` в matrix-a

## venue

* сгради
    * тази година сме в две сгради!
    * (виж схеми в floorplans папката)
    * форум Джон Атанасов (стандартното място)
        * зали
            * А - 360 човека
            * B - 200 човека
            * C - 2 маси за workshop-и (C1, C2)
            * фоайе долу - 4 места за workshopи (D1, D2, D3, D4)
                * реално ще ползваме само 3
        * наши стаи
            * team room
                * допускат се само хора с екипни тениски или OpenFest2024 badge-ове
            * NOC - тази година почти до workshop-ите
                * допускат се само хора с екипни тениски (основно за мрежа, за медия)
        * разни места
            * зона за почивка
            * спонсори
            * кафета
              * ще е платено за посетителите
              * за екипа, лектори и спонсори ще има безплатни бройки еспресо (стикери на рецепция) и 50% намаление
            * вода
            * overflow
            * hackers' corner
            * тоалетни
            * детски кът
            * докторски кабинет
        * The Venue (OpenArt) в Инкубатор сградата
            * трябва да се ориентират хората
            * изложби пред стаята
    * храна за посетителите
        * манджаванове отпред
        * ресторант в техпарка
    * стигане до мястото
        * съветваме ви да сте с градския
        * (TODO new link) https://www.openfest.org/www-2/wp-content/uploads/sites/22/2017/10/OpenFestMap_v1-1_bg.jpg
* места за багаж
* очаквани проблеми
	* препълване над очакваното на зали
        * ще има "overflow" телевизори в зоната за отдих и долу при амфитеатъра
	* липса на въздух в залите
        * отваряйте широко вратите от двете страни по врема на почивка
            * тази година имат нов механизъм и няма нужда от столове
        * при проблеми с температура климатизация:
            * сигнализирайте на рецепция, от там ще се свържат с Точо да се свърже с техника
	* what can go wrong otherwise :)

## call for hardware

- трябват ни лаптопи (TODO: specs)

## план за действие

### вторник 29.10.2024

* надписване и събиране на част от видео техниката в биологическия факултет, initlab

### сряда 30.10.2024

* надписване и събиране на техника и инструменти в initlab
* надписване и събиране на мрежова техниката (devhex)
* финален печат на материали - схеми, програми, етц
* готови и пратени списъци към логистика за това какво има се взима
  * снимки и списък

### четвъртък 31.10.2024

* финализиране на списъци за пазар

### петък 01.11.2024

* 0900-1000 Дидар започват да строят сцени
* 0930 мрежата започват работа
* ? right rental носят шатри и маси
* 1000 пристигат захранващи кабели и разклонители
* 1200 (пожелателно) интернет на кабел
* 1300 начало на setup-а в залата
	* видео
		* зала А ще се окабелява и сетъпва от bulstream
	* мрежа
* 1300 пристигат стари тениски, неща от офиса, директно в Джон Атанасов
    * рецепция започват нареждане
* 1330 пристигат тениски директно в Джон Атанасов
* 1330 пристигат екипни тениски директно в Джон Атанасов
* 1430 стените на залите се затварят
* 1500 идват спонсори
* 1530 поставяне на останалите столове в зали A и B
* 1630 започване на поставяне на табели Джон Атанасов <-> the Venue
* 1730 лектори могат да идват да се тестват
* 1800 списък за пазар за събота
* 1800 (the venue) подготовка на The Venue
* 1900 (the venue) край на подготовка в The Venue
* 1900 приключване във форума (пожелателно)
* 1930 (the venue) speakers cocktail
	* трябва да има няколко човека от екипа да посрещат
* 2230 (the venue) подканваме хората да си тръгват от the Venue
* 2300 (the venue) напускане на The Venue, заключване

### събота 02.11.2024

* 0830-0900 екипът на линия
* 0930 отваряне на врати
* 1000 откриване
* 1005 (the venue) екип openart на линия
* 1020 (the venue) разделяне на the venue
* 1030 (the venue) отваряне на врати the venue
* 1300 обяд
* 1800 списък за пазар за неделя
* 1930 затваряне
* 2030 неформално ядене (на собствена сметка, хора от феста)

### неделя 03.11.2024

* 0830-0900 екипът на линия
* 0930 отваряне на врати
* 1000 започват работилници и лекции
* 1105 (the venue) екип openart на линия
* 1130 (the venue) отваряне на врати the venue
* 1300 обяд
* 1600 (the venue) приключва the venue
* 1700 (the venue) освобождаване на the Venue
* 1700 приключват workshop-ите, зала B
* 1715 започване на разглобяване
* 1800 закриване
    * за закриването доброволците ще бъдете поканени на сцената
* 1840 затваряне
* 1840 ...разглобяване и изнасяне
* 2030 - afterparty
	* трябва да има няколко човека от екипа да посрещат
    * опитайте се да хапнете преди това, има заведения в района
    * помислете си за отпуска в Понеделник ;)

### промени по плана

- всичко е предпоследно - очаквайте update-и, проверете в репото преди събитието
- график на лекциите https://www.openfest.org/2024/bg/full-schedule-bg/

## closing thoughts

* Доброволците представляват OpenFest и съответно от тях се очаква безупречно поведение спрямо гостите, лекторите и останалите доброволци за продължението на сетъпа, феста и афтърпартито
* Ако някой се държи зле с вас, не се разправяйте, а търсят Точо, Щери, Витков, Златев
* team work makes the dream work