openfest/2021/instruktazh.md

генерален инструктаж за openfest 2021

базови

• Маймунарника, в Борисовата градина

• екипи:

  • логистика - носене - Иван Златев
  • ток - Мариян, digger
  • мрежа - Калин Илиев (Килиев)
  • аудио-видео - Точо, Neter, Басамаков
  • рецепция - Стеф, Галя
  • volunteer support - Стеф
  • хералди - Леон
  • speaker support - Щеряна
  • спонсори (и всякакви въпроси от тях) - Щеряна
  • Медиен - Ани
  • venue - Пенков, Васил
  • всичко свързано с охрана - Васил, Пенков, Иван Златев

• 50 човека доброволци

• Храна (няма да ви оставим гладни)

  • баници събота сутрин, вероятно и неделя
  • обяди
  • кафе
    • засега няма план за вечеря

Важни телефони:

• Васил
• Иван Златев
• Щеряна
• Пенков

който за пръв път доброволства

• Екипната тениска казва, че сте от екипа - жълти събота, оранжеви в неделя
  • имате достъп до team room
  • хората ще ви питат за разни неща и ще трябва да ги ориентирате
  • в team room-а има кафе машина
  • зарядна станция, powerbanks в noc-а
• Всеки екип си има lead, приблемите - към него и той ескалира, ако трябва
• За проблеми от специалността на някой екип - lead-а или заместника
• Тривиални неща за оцеляване
  • Пийте вода
  • Внимателно с бирата и кафето :)
  • Който не се чувства добре, да си намери заместик и да си почине
  • Почива се в team room-а
  • Всеки екип си измисля график за смени, почивки и ядене
• Противоепидемични мерки
  • Имате глави, ползвайте ги
  • Ще има осигурен дезинфектант
• Ако видите проблем или нещо ви притеснява, обърнете се към вашия team lead или хората, които говорят с охраната

venue

• Основни места

  • сцена
  • рецепция
  • бар
  • workshop-и
  • спонсори
  • храна
  • тоалетни
  • team room/noc
    • ограничен достъп, само за екип, лектори и спонсори (да си починат)
  • машини за вода

• Очаквани проблеми

  • дъжд
    • всеки екип има план по темата
  • ток - Мариян, digger
  • препълване на заведението

Комуникации

• setup

  • мегафон
  • радио-станции?
  • като цяло мястото е окрито и сравнително лесно
  • slack основно като оставяне на бележки

• по време на събитието

  • стационарни телефони
  • slack
  • gsm-и на ключови хора

план за действие

вторник/сряда (10-11)

• разпъване на противослънчево нещо над сцена
• краен срок за появяване на net-а

четвъртък (12)

• надписване и събиране на техниката
  • офис на devhex (мрежа)
  • студио на 7ми км (видео)
  • ? неща от рецепция

петък (13)

• 11:00 товарене и тръгване от разни места (?)

• 12:00 начало на setup-а във маймунарника

  • подробен график за коли

• първи приоритет, паралелно:

  • ток, мрежа, audio/video
  • екран, проектор
  • рецепция

• втори приоритет, паралелно:

  • team room
  • маси/шатри на спонсори

• следващ приоритет

  • workshop area

• всички шатри и всякакви размествания на маси на заведението трябва да се случат преди 15:00

• 19:00 идва DJ да свири - след това само довършителни неща

събота (14)

• пристигане 0900
• неща за подготвяне
  • столове
  • setup/тест на аудио/видео
  • проверка на мрежа
  • setup на рецепция
• отваряне за хора 1000
  • финални неща за аудио-видео
  • намерени първи лектори и ясна лекция за откриване
• Откриване 1045
• Край на последна лекция 19:45
• До 20:30 прибиране на малко техника и неща от рецепция в backstage
• Тиха музика, екипът отива да спи

Неделя (15)

• пристигане 0900
• неща за подготвяне
  • столове
  • setup/тест на аудио/видео
  • проверка на мрежа
  • setup на рецепция
• отваряне за хора 1000
  • финални неща за аудио-видео
  • намерени първи лектори
• Откриване 1100
• Край на последна лекция 19:45
• До 21:00 приоритетно:
  • разчистване пред сцена и на сцена
  • събиране на рецепция
  • (вероятно) натоварване на първи курс за изнасяне
• Втори приоритет:
  • шатри, спонсори
• 21:00 - група Дандорендо, afterparty

инструктажи по екипи

логистика - носене - Иван Златев

• График за пристигане/махане
• списък неща/места за взимане
• коли
• бензин
• паркиране

ток - Мариян, digger

мрежа - Калин Илиев (Килиев)

• схема
• поредност за разпъване
• разпределяне
• internet - Васил

аудио-видео - Точо, Neter, Басамаков

• схема на setup
• график
• резервни варианти

рецепция, volunteer support - Стеф, Галя

• тениски
• дарения
• дава се гривна на всички влезли
• първите 300 човека получават "жетон/стикер" за free кафе

хералди - Леон

• информация за лектрори
• разпределение на ролите

speaker support, спонсори - Щеряна

Медиен - Ани