heralds-guidelines/README.md

# Ръководство за хералди

## Обобщение
Хералдите представят лекторите на публиката, асистират на лекторите за спазване на времето за презентация, спомагат за секцията "въпроси и отговори" и дават служебни (за конференцията) обявления на публиката

## Отговорности
В хронологичен ред:

### Преди лекцията:
1. Запознаване с лектора; "разчупване на леда" и малко лафче за отпускане на човека преди начало на лекцията му, как хералдът ще взаимодейства с лектора и публиката. Въпроси към лектора:
	 
	 1.1 Как и дали изобщо да бъде представен от хералда. Винаги имаме описание на лектора на сайта на Феста - основен вариант. 
	 
	 1.2 Как да се следи за времето: с известия (обикновено на хартия) за 10, 5 и 1 оставащи минути. 
	 
	 Дали тези минути са до края на цялото време или лекторът предпочита да си остави 5 или 10 минути за въпроси от публиката. В последния вариант ако лекцията е макс. 40 минути, то хералдът трябва да вдига известията до изтичане на 30тата минута - след това e Q&A секцията.
	 
	 Ако лекторът няма да прави Q&A секция, хералдът може да го оповести в началото и/или в края на лекцията. 
	 
	 1.3 Хералдът показва на лектора къде на 1ви ред ще бъде, така че лекторът да може да го/я вижда - важно е за следене на времето.
	 
2. Хералдът и човек от видео екипът проверяват микрофонът на лектора преди лекцията.
3. Ще има бутилки вода за лектора около катедрата.
4. **Служебни обявления*** - виж секцията за тях по-долу
  
### По време на лекцията
1. Хералдът да си следи с таймер кога наистина започва лекцията. Времената за начало и край няма да са както е написано на сайта - винаги има множество фактори, които ги променят.
    * Има специална timer система, в която таймера се пуска от хералда, така че това време да е видимо за лектора.
    * В случай че тази система не работи може да се ползва таймер на телефон.
2. Ако хералдът реши да си почине малко извън залата, това е удачно в рамките на първите 10-ина минути от началото на лекцията. 
***NB***: Има вариант, в който лекцията забие или лекторът приключи много, много по-рано. 
Тогава хералдът е необходимо да реагира - дали да асистира на лектора и/или да оповести на публиката, че има забавяне или пък просто ще имат по-дълга почивка.
Затова е хубаво хералдът да е предимно в залата и да си почива между лекциите, или когато има неангажиран слот за него/нея в програмата.
3. Комуникация с другите екипи.

	3.1 Видео - хората от този екип в залата може да комуникират с хералда за нещо. Например да помоли лектора да отиде или да не ходи в определена част от сцената, или пък да си намести микрофона.

	3.2 Медия - имаме фотографи по време на конференцията, но хералдите винаги са на първия ред с добра видимост към лектора, така че могат да правят добри снимки, които да пращат на медия екипа. Също така, хералдът може да спомене нещо интересно от лекцията, което медия екипа евентуално да сподели.

	3.3 Рецепция - основно за изгубени вещи и наличен мърчандайз. Хералдът оповестява къде има изгубени вещи - на рецепцията. 

### След лекцията
1. Аплодисменти за лектора - хералдът да подкани. Помага ако публиката се е разсеяла или се двоуми.
2. Провеждане на Q&A сесия - тази година статични микрофони и то само в залите
3. След Q&A сесията
   - казва на публиката, че лекторът ще е наличен в стаята за дискусии (виж плана на 1ви етаж - ) и/или сред участниците.
   - ако лектора е забравил да остави QR код за feedback, напомня че може да се върне обратна връзка на страницата ни с програмата
4. **Тази година**: Имаме merch за лекторите, бъдете подготвени с бройки.
5. Хералдът също така напомня на публиката да мине да си вземе мърчандайз от рецепцията. Даряването за мърчандайз е начин да се спомогне на конференцията.
   - не се използва думата "продажба" - хората могат да дарят колкото искат над минималното дарение

## Служебни обявления

 - **Преди лекцията**: Хералдът може да благодари на публиката за времето и вниманието, които отделят. Както е за това издание на конференцията, да спомене, че това е 20-то юбилейно издание.
 Такива неща помагат на публиката да се чувства като на готино събитие.
 - Хералдът може да апелира към аплодисменти към лектора преди и/или след лекцията. Пак помага за доброто усещане в залата.
 - **След лекцията** хералдът може да каже на публиката колко време ще е почивката и/или кога започва следващата лекция. На каква тема ще е и евентуално от кой лектор.
 - В деня на lightning talks, хералдът може да спомене на публиката, че записването за този блок става на рецепция. Желаещите да запишат темата, която искат да споделят и имената си. Да са в готовност да бъдат в залата преди началото на lightning talks блока.
    - Тази година имаме lightning talks в края на всеки от дните.
    - За повече информация виж по-долу.
 - **Тази година**: препоръчваме на хората да излизат и да гледат лекциите в шатрите извън сградата. Хем времето се очаква да е хубаво, хем да намалим скупчването на хора в едно помещение.
 ***НБ***: Приемането на въпроси ще става само в залите, в които се провеждат лекциите.
 - Хералдът апелира към посещение на рецепцията (за мърчандайз), масите на спонсорите, експо масите и работилниците.
 - Към края на 2рия ден от конференцията: хералдът обявява, че тениските, които са били предварително запазени, но не са потърсени досега, са налични за свободна взимане срещу дарение на рецепция.
 - Към края на 2рия ден припомнят за afterparty-то.

## Предизвикателства и решения

### Технически проблеми
Всичко може да се оплеска по всяко време. С находчивост, добри отношение и воля винаги се намира решение. Тези неща се случват най-редовно, винаги предизвикват притеснение, така че просто ще се случат.

Хералдът може да пробва да асистира на лектора с технически проблем на лаптопа на лектора или с микрофона. Даже хералдът може да се наложи да отстъпи микрофона на лектора си.

Хубаво е при по-сериозно забавяне хералдът да спомене на публиката, че има лек технически проблем и ще продължим след малко (ако лекторът вече не го е казал). Даже хералдът - по лична преценка - може да пробва да пусне някой (тъп) майтап, за да разчупи чакането и евентуалното притеснение на лектора.

### Модерация на времето

За съжаление от време на време могат да се случат следните 2 неща:
1) започване по-късно/технически проблеми - ако тези технически проблеми са до 5 мин оставяте малко по-дълго лекцията
  - обявявате че ще се забави лекцията края на лекцията с X минути (ако са повече от 2)
2) лектора може да продължава да си говори след уреденото му време
  - ако е с повече от 2.5 мин, му правите настойчиви знаци докато ви отрази
  - ако е с повече от 5 мин се качвате на сцена, усмихвайки се дружелюбно и шеговито се опитвате да дадете край, и казвате че може да се говори с него на място X.
    - намирането на правилното време и начин е трудно, но не се притеснявайте да не сте перфектни - важно е да се свършва навреме.

Ако се проточи с повече от 4 се качвате на сцената и колкото и да е грубо...

### Модерация на Q&A секцията
Ако някой човек зададе супер дълъг въпрос/представи казус и лекторът се затрудни да отговори приемливо бързо, то хералдът може да обяви, че лекторът може да дискутира това с човека след лекцията в стаята за дискусии.

Хералдът следи времето до края на слота на лекцията, така че ако има още желаещи за въпроси, може да ги прекъсне и учтиво да им предложи заинтересованите да намерят лектора в стаята за дискусии или из мястото на Феста.

### Противоречиви теми
Могат да изникнат в Q&A секцията. ***Няма сребърен куршум за тези ситуации.***
Ако хералдът се опомни (не е лесно, защото никой не очаква такива ситуации), може да се синхронизира с видео екипа и да се спре микрофона на участникът, който има такава тема да бъде уведомен, че казаното от него/нея противоречи с code of conduct (https://www.openfest.org/2023/bg/code-of-conduct/) на конференцията и ние като организатори няма да толерираме дадена противоречива тема като например злонамерено отношение към човек или хора и т.н. аспекти посочени на URL-a.

# Lightning Talks
## Що е то?
Lightning talks са поредица/блок от последователни презентации от по макс. 5 минути всяка. ***Без паузи между презентациите***.
Записването за тях става на лист хартия на рецепцията. Всеки може да се запише.
Хералдът ще засича времето на всеки участник (може и с помощта на видео екипа).

По принцип на този блок му се заделят 30 минути - демек 6 презентации, но реалността е виждала 10-15 презентации поради голям интерес от хората.
Психически хералдът да си подготви дупето за поне 10 - няма да сбърка.

За примери вижте playlist-ите "lightning talks" в официалния YouTube канал на OpenFest: https://www.youtube.com/channel/UC8XcSywAI1yauOKvf_rzOHA/playlists

## Подготовка за блока - през деня
Когато хералдите обявяват блока, а хората от рецепция съблюдават записванията, важно е да се напомня на хората да си напишат имената, за да бъдат разпознати и призовани за блока lightning talks.

*OFFTOPIC*: Човек би си помислил, че с такова записване се поема ангажимент и той ще се спази стриктно. Реалността показва друго: хората или ще се заплеснат в нещо (бирички, разговор, лекция или работилница) и или ще закъснеят, или ще са готови в последния момент, или ще забравят. Приемете, че това е нормално и ще се справите без (много) излишни нерви.
## Подготовка за блока - точно преди него
По време на лекциите (във всички зали) точно преди блока lightning talks, е важно хералдите да призоват всички записали се за блока да се съберат в залата, в която ще се проведе блока и да отидат до сцената за финална подготовка.

Важно е да се установи реда на участниците - може да е точно както са се записали, но като цяло е добре да се групират спрямо това как ще показват в следните категории:
 - показващи на един служебен (наш; на организаторите) лаптоп.
 - показващи на Mac - защото се изисква преходник към HDMI.
 - показващи от какъвто и да е друг личен лаптоп
 - ***NB*** много е важно да направите снимка на реда на излизане и да я споделите с видео екипът, за да може после да бъдат правилно надписани видеата.

***Добра практика***: Листът хартия с lightning talks стои при хералда в този момент. Той/тя може да си запише по него евентуалните размествания заради това как е по-удачно да се пренаредят участниците спрямо хардуера.

## По време на самия блок
Хералдът оповестява на публиката какво представлява блока като начин на провеждане.

Хералдът демонстрира с каква мелодия ще се спре презентация, превишила 5те минути.

Хералдът казва на публиката, че тогава трябва да "изпъдят" презентиращия с аплодисменти. Много аплодисменти!

***Добра практика***:  Хубаво е хералдът да апелира за аплодисменти след всеки участник. Хем става по-готино, хем може да се ползва времето да се сменят участниците.

Хералдът е на сцената и е готов да асистира при смяната между участниците в блока - микрофон и/или хардуер.

# Допълнителни хватки

 - Споделяне в соц. медиите
 
Хералдът може да споделя през личния си профил в различни соц. медии постове (със снимки) от това, което вижда в залата и на сцената. Това си е легитимна реклама. Ако го прави, да добавя хештагът, който е избран за конференцията - например #openfest
 - Принос към Q&A секцията

Може да се случи, че лекторът обявява, че може да приема въпроси от публиката, а публиката мълчи.
Хералдъд ти могъл/могла да слуша внимателно лекцията и да си набелязва неща, за които да попита - дали от гледната точка на тотален лаик (не е лошо!) или спрямо опит, който има с темата или пък по аналогия с друга тема, с която има опит.
 - Хералдтът може да даде отзиви на лектора след лекцията

"Браво, човек, добре ти се получи!" е много готин жест и помага на лектора да се зареди малко особено ако е имало притеснение или проблеми.
Хералдът може да сподели някои впечатления от лекцията или начинът, по който е била поднесена - зависи как си го усеща. За някои лектори такива отзиви са много ценни и им помагат да се подобряват.