openfest/2024/instruktazh.md

Генерален инструктаж за OpenFest 2024

базови

• зала Джон Атанасов

• екипи от доброволци:

  • генерално отговорни - Точо, Щеряна, Витков
  • логистика - носене - Иван Златев
  • мрежа - Витков, Наско
  • аудио-видео - digger
  • рецепция - МАрия, Клементина
  • openart (openart рецепция и нещата свързани с openart) - Мая, Вас
  • ток - digger
  • хералди - Нед (Неделчо Николов)
  • спонсори - Щеряна
  • медия - Илиян, Лана, Делян
  • грижа за доброволците - Heth

• 78 човека доброволци (представяне)

  • кажете дали и как искате да сте в credits (към heth)

• тениски

  • получават се от рецепция по списък
  • зеленикавите (Bottle Green) в събота
  • червеникавите (Deep Berry) в неделя

• гривни

  • дават достъп до афтърпартито
  • броим посетителите по тях

• насочване на хората

  • тоалетни, зали, openart зала, кафе, храна, дарения

• спонсори

  • ще имат badge-ове

• лектори

  • ще имат badge-ове, не всички говорят български

• рецепция, общи приказки за нерви, отношения, очаквани хора

  • имаме по една рецепция в двете сгради

• медийния екип

• и хералдите

• афтърпарти

  • в Бункера в подлеза на НДК
  • каним посетителите

• храна за екипа

  • банички и някакви плодове за закуска
  • обяд на място
  • ако някой не се вреди ще измислим нещо - обърнете се към ръководителите по екипи

• вода и напитки за екипа

  • ще има диспенсъри - носете си бутилки (за предпочитане 0.5l)
  • ще може да се направи чай и кафе (от 9 сутринта в събота/неделя) - носете си канчета

• боклук

  • имаме кофи за разделно - използвайте ги; ако видите боклук - почистете

комуникация

• matrix chat.openfest.org
  • използвайте thread-ове, но имайте впредвид че не всички клиенти го поддържат
• nextcloud nc.openfest.org
  • github/openfest/openfest - схеми, инструктаж
• радио-станции по време на setup-а и частично
• телефони
  • ще има на всички важни места (рецепция, зали, team room)
  • noc-a го играе разпределител и има възможност да намира хора
    • външен телефон на noc-а +35924916074
• #announcements в matrix-a
  • #emergency в matrix-a

venue

• сгради
  • тази година сме в две сгради!
  • (виж схеми в floorplans папката)
  • форум Джон Атанасов (стандартното място)
    • зали
      • А - 360 човека
      • B - 200 човека
      • C - 2 маси за workshop-и (C1, C2)
      • фоайе долу - 4 места за workshopи (D1, D2, D3, D4)
        • реално ще ползваме само 3
    • наши стаи
      • team room
        • допускат се само хора с екипни тениски или OpenFest2024 badge-ове
      • NOC - тази година почти до workshop-ите
    • разни места
      • зона за почивка
      • спонсори
      • кафета (безплатно)
      • вода
      • overflow
      • hackers' corner
      • тоалетни
      • детски кът
      • докторски кабинет
    • The Venue (OpenArt) в Инкубатор сградата
      • трябва да се ориентират хората
      • изложби пред стаята
  • храна за посетителите
    • манджаванове отпред
    • ресторант в техпарка
  • стигане до мястото
    • съветваме ви да сте с градския
    • (TODO new link) https://www.openfest.org/www-2/wp-content/uploads/sites/22/2017/10/OpenFestMap_v1-1_bg.jpg
• места за багаж
• очаквани проблеми
  • препълване над очакваното на зали
    • ще има "overflow" телевизори в зоната за отдих и долу при амфитеатъра
  • липса на въздух в залите
    • отваряйте широко вратите от двете страни по врема на почивка
      • тази година имат нов механизъм и няма нужда от столове
    • при проблеми с температура климатизация:
      • сигнализирайте на рецепция, от там ще се свържат с Точо да се свърже с техника
  • what can go wrong otherwise :)

call for hardware

• трябват ни лаптопи (TODO: specs)

план за действие

вторник 30.10.2024

• надписване и събиране на част от видео техниката в биологическия факултет, initlab

сряда 31.10.2024

• надписване и събиране на техника и инструменти в initlab
• надписване и събиране на мрежова техниката (devhex)
• финален печат на материали - схеми, програми, етц
• готови и пратени списъци към логистика за това какво има се взима
  • снимки и списък

четвъртък 31.10.2024

• финализиране на списъци за пазар

петък 01.11.2024

• 0900-1000 Дидар започват да строят сцени
• 0930 мрежата започват работа
• ? right rental носят шатри и маси
• 1000 пристигат захранващи кабели и разклонители
• 1100-1200 начало на setup-а в залата
  • видео
    • зала А ще се окабелява и сетъпва от bulstream
  • мрежа
• 1200 (пожелателно) интернет на кабел
• 1300 пристигат стари тениски, неща от офиса, директно в Джон Атанасов
  • рецепция започват нареждане
• 1330 пристигат тениски директно в Джон Атанасов
• ?1330 пристигат екипни тениски директно в Джон Атанасов
• 1500 идват спонсори
• 1600 стените на залите се затварят
• 1630 започване на поставяне на табели Джон Атанасов <-> the Venue
• 1700 лектори могат да идват да се тестват
• 1800 списък за пазар за събота
• 1800 (the venue) подготовка на The Venue
• 1900 (the venue) край на подготовка в The Venue
• 1900 приключване във форума (пожелателно)
• 1930 (the venue) speakers cocktail
  • трябва да има няколко човека от екипа да посрещат
• 2230 (the venue) подканваме хората да си тръгват от the Venue
• 2300 (the venue) напускане на The Venue, заключване

събота 02.11.2024

• 0830-0900 екипът на линия
• 0930 отваряне на врати
• 1000 откриване
• 1005 (the venue) екип openart на линия
• 1020 (the venue) разделяне на the venue
• 1030 (the venue) отваряне на врати the venue
• 1300 обяд
• 1800 списък за пазар за неделя
• 1930 затваряне
• неформално ядене?

неделя 03.11.2024

• 0830-0900 екипът на линия
• 0930 отваряне на врати
• 1000 започват работилници и лекции
• 1105 (the venue) екип openart на линия
• 1130 (the venue) отваряне на врати the venue
• 1300 обяд
• 1700 приключват workshop-ите, зала B, the venue
• 1715 започване на разглобяване
• 1800 (the venue) освобождаване на the Venue
• 1800 закриване
  • за закриването доброволците ще бъдете поканени на сцената
• 1840 затваряне
• 1840 ...разглобяване и изнасяне
• 2100 - afterparty (FIXME: 2100 или 2030?)
  • трябва да има няколко човека от екипа да посрещат
  • опитайте се да хапнете преди това, има заведения в района

промени по плана

• всичко е предпоследно - очаквайте update-и, проверете в репото преди събитието
• график на лекциите https://www.openfest.org/2024/bg/full-schedule-bg/

closing thoughts

• Доброволците представляват OpenFest и съответно от тях се очаква безупречно поведение спрямо гостите, лекторите и останалите доброволци за продължението на сетъпа, феста и афтърпартито
• Ако някой се държи зле с вас, не се разправяйте, а търсят Точо, Щери, Витков, Златев
• team work makes the dream work