General
/
openfest
13
0
Fork 0
Code Issues Pull Requests 1 Packages Projects Releases Wiki Activity
openfest/2024/instruktazh.md

12 KiB
Raw Blame History

Генерален инструктаж за OpenFest 2024

базови

  • зала Джон Атанасов

  • екипи от доброволци:

    • генерално отговорни - Точо, Щеряна, Витков
    • логистика - носене - Иван Златев
    • мрежа - Витков, Наско
    • аудио-видео - digger
    • рецепция - МАрия, Клементина
    • openart (openart рецепция и нещата свързани с openart) - Мая, Вас
    • ток - digger
    • хералди - Нед (Неделчо Николов)
    • спонсори - Щеряна
    • медия - Илиян, Лана, Делян
    • грижа за доброволците - Heth

  • 78 човека доброволци (представяне)

    • кажете дали и как искате да сте в credits (към heth)

  • тениски

    • получават се от рецепция по списък
    • зеленикавите (Bottle Green) в събота
    • червеникавите (Deep Berry) в неделя
    • за хората, които ще идват в петък, носете си OpenFest Team тениски от минали години ако имате

  • гривни

    • дават достъп до афтърпартито
    • броим посетителите по тях

  • насочване на хората

    • тоалетни, зали, openart зала, кафе, храна, дарения

  • спонсори

    • ще имат badge-ове

  • лектори

    • ще имат badge-ове, не всички говорят български

  • рецепция, общи приказки за нерви, отношения, очаквани хора

    • имаме по една рецепция в двете сгради

  • медийния екип

  • и хералдите

  • афтърпарти

    • в Бункера в подлеза на НДК
    • каним посетителите

  • храна за екипа

    • банички и някакви плодове за закуска
    • обяд на място
    • ако някой не се вреди ще измислим нещо - обърнете се към ръководителите по екипи

  • вода и напитки за екипа

    • ще има диспенсъри - носете си бутилки (за предпочитане 0.5l)
      • молим периодично да се изхвърлят тавичките, където водата се отича (някой от екипа ще покаже)
    • ще може да се направи чай и кафе (от 9 сутринта в събота/неделя) - носете си канчета
      • за екипа, лектори и спонсори ще има безплатни бройки кафе (стикери на рецепция) и 50% намаление
      • чаят от пакетчета, до диспенсърите и в team room-a, ще е безплатен

  • боклук

    • имаме кофи за разделно - използвайте ги; ако видите боклук - почистете

комуникация

  • matrix chat.openfest.org
    • използвайте thread-ове, но имайте впредвид че не всички клиенти го поддържат
  • nextcloud nc.openfest.org
    • github/openfest/openfest - схеми, инструктаж
  • радио-станции по време на setup-а и частично
  • телефони
    • ще има на всички важни места (рецепция, зали, team room)
    • noc-a го играе разпределител и има възможност да намира хора
      • външен телефон на noc-а +35924916074
  • #announcements в matrix-a
    • #emergency в matrix-a

venue

  • сгради
    • тази година сме в две сгради!
    • (виж схеми в floorplans папката)
    • форум Джон Атанасов (стандартното място)
      • зали
        • А - 360 човека
        • B - 200 човека
        • C - 2 маси за workshop-и (C1, C2)
        • фоайе долу - 4 места за workshopи (D1, D2, D3, D4)
          • реално ще ползваме само 3
      • наши стаи
        • team room
          • допускат се само хора с екипни тениски или OpenFest2024 badge-ове
        • NOC - тази година почти до workshop-ите
          • допускат се само хора с екипни тениски (основно за мрежа, за медия)
      • разни места
        • зона за почивка
        • спонсори
        • кафета
          • ще е платено за посетителите
          • за екипа, лектори и спонсори ще има безплатни бройки еспресо (стикери на рецепция) и 50% намаление
        • вода
        • overflow
        • hackers' corner
        • тоалетни
        • детски кът
        • докторски кабинет
      • The Venue (OpenArt) в Инкубатор сградата
        • трябва да се ориентират хората
        • изложби пред стаята
    • храна за посетителите
      • манджаванове отпред
      • ресторант в техпарка
    • стигане до мястото
  • места за багаж
  • очаквани проблеми
    • препълване над очакваното на зали
      • ще има "overflow" телевизори в зоната за отдих и долу при амфитеатъра
    • липса на въздух в залите
      • отваряйте широко вратите от двете страни по врема на почивка
        • тази година имат нов механизъм и няма нужда от столове
      • при проблеми с температура климатизация:
        • сигнализирайте на рецепция, от там ще се свържат с Точо да се свърже с техника
    • what can go wrong otherwise :)

call for hardware

  • трябват ни лаптопи (TODO: specs)

план за действие

вторник 29.10.2024

  • надписване и събиране на част от видео техниката в биологическия факултет, initlab

сряда 30.10.2024

  • надписване и събиране на техника и инструменти в initlab
  • надписване и събиране на мрежова техниката (devhex)
  • финален печат на материали - схеми, програми, етц
  • готови и пратени списъци към логистика за това какво има се взима
    • снимки и списък

четвъртък 31.10.2024

  • финализиране на списъци за пазар

петък 01.11.2024

  • 0900-1000 Дидар започват да строят сцени
  • 0930 мрежата започват работа
  • ? right rental носят шатри и маси
  • 1000 пристигат захранващи кабели и разклонители
  • 1200 (пожелателно) интернет на кабел
  • 1300 начало на setup-а в залата
    • видео
      • зала А ще се окабелява и сетъпва от bulstream
    • мрежа
  • 1300 пристигат стари тениски, неща от офиса, директно в Джон Атанасов
    • рецепция започват нареждане
  • 1330 пристигат тениски директно в Джон Атанасов
  • 1330 пристигат екипни тениски директно в Джон Атанасов
  • 1430 стените на залите се затварят
  • 1500 идват спонсори
  • 1630 започване на поставяне на табели Джон Атанасов <-> the Venue
  • 1730 лектори могат да идват да се тестват
  • 1800 списък за пазар за събота
  • 1800 (the venue) подготовка на The Venue
  • 1900 (the venue) край на подготовка в The Venue
  • 1900 приключване във форума (пожелателно)
  • 1930 (the venue) speakers cocktail
    • трябва да има няколко човека от екипа да посрещат
  • 2230 (the venue) подканваме хората да си тръгват от the Venue
  • 2300 (the venue) напускане на The Venue, заключване

събота 02.11.2024

  • 0830-0900 екипът на линия
  • 0930 отваряне на врати
  • 1000 откриване
  • 1005 (the venue) екип openart на линия
  • 1020 (the venue) разделяне на the venue
  • 1030 (the venue) отваряне на врати the venue
  • 1300 обяд
  • 1800 списък за пазар за неделя
  • 1930 затваряне
  • 2030 неформално ядене (на собствена сметка, хора от феста)

неделя 03.11.2024

  • 0830-0900 екипът на линия
  • 0930 отваряне на врати
  • 1000 започват работилници и лекции
  • 1105 (the venue) екип openart на линия
  • 1130 (the venue) отваряне на врати the venue
  • 1300 обяд
  • 1600 (the venue) приключва the venue
  • 1700 (the venue) освобождаване на the Venue
  • 1700 приключват workshop-ите, зала B
  • 1715 започване на разглобяване
  • 1800 закриване
    • за закриването доброволците ще бъдете поканени на сцената
  • 1840 затваряне
  • 1840 ...разглобяване и изнасяне
  • 2030 - afterparty
    • трябва да има няколко човека от екипа да посрещат
    • опитайте се да хапнете преди това, има заведения в района
    • помислете си за отпуска в Понеделник ;)

промени по плана

closing thoughts

  • Доброволците представляват OpenFest и съответно от тях се очаква безупречно поведение спрямо гостите, лекторите и останалите доброволци за продължението на сетъпа, феста и афтърпартито
  • Ако някой се държи зле с вас, не се разправяйте, а търсят Точо, Щери, Витков, Златев
  • team work makes the dream work