heralds-guidelines/README.md

Ръководство за хералди

Обобщение

Хералдите представят лекторите на публиката, асистират на лекторите за спазване на времето за презентация, спомагат за секцията "въпроси и отговори" и дават служебни (за конференцията) обявления на публиката

Отговорности

В хронологичен ред:

Преди лекцията:

1. Запознаване с лектора; "разчупване на леда" и малко лафче за отпускане на човека преди начало на лекцията му, как хералдът ще взаимодейства с лектора и публиката. Въпроси към лектора:

   1.1 Как и дали изобщо да бъде представен от хералда. Винаги имаме описание на лектора на сайта на Феста - основен вариант.

   1.2 Как да се следи за времето: с известия (обикновено на хартия) за 10, 5 и 1 оставащи минути.

   Дали тези минути са до края на цялото време или лекторът предпочита да си остави 5 или 10 минути за въпроси от публиката. В последния вариант ако лекцията е макс. 40 минути, то хералдът трябва да вдига известията до изтичане на 30тата минута - след това e Q&A секцията.

   Ако лекторът няма да прави Q&A секция, хералдът може да го оповести в началото и/или в края на лекцията.

   1.3 Хералдът показва на лектора къде на 1ви ред ще бъде, така че лекторът да може да го/я вижда - важно е за следене на времето.

2. Хералдът и човек от видео екипът проверяват микрофонът на лектора преди лекцията.

3. Служебни обявления* - виж секцията за тях по-долу

По време на лекцията

1. Препоръчително е хералдът да си следи с таймер - например на телефона - кога наистина започва лекцията. Времената за начало и край няма да са както е написано на сайта - винаги има множество фактори, които ги променят.

2. Ако хералдът реши да си почине малко извън залата, това е удачно в рамките на първите 10-ина минути от началото на лекцията. NB: Има вариант, в който лекцията забие или лекторът приключи много, много по-рано. Тогава хералдът е необходимо да реагира - дали да асистира на лектора и/или да оповести на публиката, че има забавяне или пък просто ще имат по-дълга почивка. Затова е хубаво хералдът да е предимно в залата и да си почива между лекциите, или когато има неангажиран слот за него/нея в програмата.

3. Комуникация с другите екипи.

   3.1 Видео - хората от този екип в залата може да комуникират с хералда за нещо. Например да помоли лектора да отиде или да не ходи в определена част от сцената, или пък да си намести микрофона.

   3.2 Медия - имаме фотографи по време на конференцията, но хералдите винаги са на първия ред с добра видимост към лектора, така че могат да правят добри снимки, които да пращат на медия екипа. Също така, хералдът може да спомене нещо интересно от лекцията, което медия екипа евентуално да сподели.

   3.3 Рецепция - основно за изгубени вещи и наличен мърчандайз. Хералдът оповестява къде има изгубени вещи - на рецепцията.

След лекцията

1. Аплодисменти за лектора - хералдът да подкани. Помага ако публиката се е разсеяла или се двоуми.
2. Провеждане на Q&A сесия - тази година статични микрофони и то само в залите
3. След Q&A сесията - казва на публиката, че лекторът ще е наличен в стаята за дискусии (виж плана на 1ви етаж - ) и/или сред участниците.
4. Хералдът също така напомня на публиката да мине да си вземе мърчандайз от рецепцията. Купуването/даряването за мърчандайз е начин да се спонсорира конференцията.

Служебни обявления

Благодарим на публиката, че са дошли. Аплодисменти за лектора. След колко време ще е следващата лекция (и евентуално дали няма да е на български). Да минат през рецепция за мърчандайз <невзети тениски в края на 2рия ден - свободна продажба> Lightning talks - да се събират хората!! Тази година: препоръчваме на хората да гледат лекциите отвън. Само въпросите ще са в залите. Хералдът може да подкани хората да посетят работилниците <или пък някоя конкретна ако има по-слаб интерес към нея>, щандовете на спонсорите и експо щандовете.

Предизвикателства и решения

технически проблеми

Всичко може да се оплеска по всяко време. С находчивост, добри отношение и воля винаги се намира решение. Тези неща се случват най-редовно, винаги предизвикват притеснение, така че просто ще се случат. Хералдът може да пробва да асистира на лектора с технически проблем на лаптопа на лектора или с микрофона. Даже хералдът може да се наложи да отстъпи микрофона на лектора си. Хубаво е при по-сериозно забавяне хералдът да спомене на публиката, че има лек технически проблем и ще продължим след малко (ако лекторът вече не го е казал). Даже хералдът - по лична преценка - може да пробва да пусне някой (тъп) майтап, за да разчупи чакането и евентуалното притеснение на лектора.

Модерация на Q&A секцията

Противоречиви теми

lightning talks & Q&A code of conduct - https://www.openfest.org/2022/bg/code-of-conduct/

Lightning Talks

Що е то?

Lightning talks са поредица/блок от последователни презентации от по макс. 5 минути всяка. Без паузи между презентациите. Записването за тях става на лист хартия на рецепцията. Всеки може да се запише. Хералдът ще засича времето на всеки участник (може и с помощта на видео екипа).

По принцип на този блок му се заделят 30 минути - демек 6 презентации, но реалността е виждала 10-15 презентации поради голям интерес от хората. Психически хералдът да си подготви дупето за поне 10 - няма да сбърка.

За примери вижте playlist-ите "lightning talks" в официалния YouTube канал на OpenFest: https://www.youtube.com/channel/UC8XcSywAI1yauOKvf_rzOHA/playlists

Подготовка за блока - през деня

Когато хералдите обявяват блока, а хората от рецепция съблюдават записванията, важно е да се напомня на хората да си напишат имената, за да бъдат разпознати и призовани за блока lightning talks. OFFTOPIC: Човек би си помислил, че с такова записване се поема ангажимент и той ще се спази стриктно. Реалността показва друго: хората или ще се заплеснат в нещо (бирички, разговор, лекция или работилница) и или ще закъснеят, или ще са готови в последния момент, или ще забравят. Приемете, че това е нормално и ще се справите без (много) излишни нерви.

Подготовка за блока - точно преди него

По време на лекциите (във всички зали) точно преди блока lightning talks, е важно хералдите да призоват всички записали се за блока да се съберат в залата, в която ще се проведе блока и да отидат до сцената за финална подготовка. Важно е да се установи реда на участниците - може да е точно както са се записали, но като цяло е добре да се групират спрямо това как ще показват в следните категории:

• показващи на един служебен (наш; на организаторите) лаптоп.
• показващи на Mac - защото се изисква преходник към HDMI.
• показващи от какъвто и да е друг личен лаптоп

Добра практика: Листът хартия с lightning talks стои при хералда в този момент. Той/тя може да си запише по него евентуалните размествания заради това как е по-удачно да се пренаредят участниците спрямо хардуера.

По време на самия блок

Хералдът оповестява на публиката какво представлява блока като начин на провеждане. Хералдът демонстрира с каква мелодия ще се спре презентация, превишила 5те минути. Хералдът казва на публиката, че тогава трябва да "изпъдят" презентиращия с аплодисменти. Много аплодисменти! Добра практика: Хубаво е хералдът да апелира за аплодисменти след всеки участник. Хем става по-готино, хем може да се ползва времето да се сменят участниците.

Хералдът е на сцената и е готов да асистира при смяната между участниците в блока - микрофон и/или хардуер.

Допълнителни хватки

Споделяне в соц. медиите Принос към Q&A секцията Хералдтът може да даде отзиви на лектора